Mengapa kita harus peduli pada perencanaan? Perencanaan hanya membuat sakit kepala! Perencanaan membutuhkan waktu yang lama untuk mengerjakannya, dan terkadang waktulah yang tidak kita miliki. Kita harus berada bersama dengan para pelanggan kita. Bahkan beberapa manajer mengatakan, para pemasar yang baik selalu dekat dengan para pelanggannya. Mereka tidak bersembunyi di belakang meja dalam sebuah menara gading. Untuk apa peduli pada perencanaan?
Tapi tunggu dulu, berapa banyak uang yang diperlukan untuk biaya iklan dan promosi? Berapa banyak modal yang dibutuhkan? Apakah tersedia cukup uang untuk membuat brosur baru? Sudah siapkah untuk melakukan pameran? Tanpa perencanaan, tidak akan ada pengawasan, dan setiap orang yang berbeda akan melaksanakan perintah yang berbeda. Tanpa perencanaan, maka Anda akan kehilangan kontrol, dan dalam beberapa kasus, Anda akan kehilangan bisnis Anda. Sebagai contoh, ada beberapa perusahaan yang berhasil memperoleh angka penjualan dan keuntungan yang tinggi, namun tetap saja mengalami kebangkrutan. Mengapa? Karena ada masalah pada arus kas (cash flow) mereka yang disebabkan oleh adanya pertumbuhan yang tidak direncanakan atau terjadi kelebihan perdagangan (over trading). Oleh sebab itu, penjualan dan pemasaran harus terintegrasi dengan fungsi manajemen lainnya, seperti fungsi keuangan.
Manajer yang baik akan selalu membuat rencananya berdasarkan hasil riset pemasaran yang dilakukan secara hati-hati. Namun hal itu membutuhkan waktu yang lama. Bagaimanapun, perencanaan juga menghemat waktu yang terbuang bila terjadi kebingungan dan kekacauan akibat tidak adanya metode pendekatan yang terencana. Keputusan yang diambil dalam kondisi yang kacau jarang sekali dibuat dengan pikiran yang jernih dan justru cenderung salah. Perencanaan pendahuluan dapat mengurangi tekanan dan kepanikan yang timbul saat keputusan mendesak harus dibuat tanpa referensi dari rencana secara keseluruhan. Dengan berpikir ke depan dan perencanaan ke depan, berbagai masalah dapat dipecahkan jauh sebelum masalah tersebut muncul. Perencanaan juga dapat mencari kesalahan-kesalahan biaya yang tak terelakkan, baik waktu maupun uang. Perencanaan menghentikan kebakaran dan mencari sumbernya sebelum kebakaran tersebut menyala. Melihat masa depan dapat membantu para manajer untuk mengenali kesempatan yang tersembunyi dan ancaman-ancaman di masa mendatang. Proses perencanaan juga mengidentifikasi kekuatan yang dapat dibangun, sekaligus kelemahan-kelemahan yang perlu untuk diminimalkan.
Perencanaan mendorong para manajer untuk mempertimbangkan masa depan, bahkan menciptakan masa depan! Hal ini penting. Para manajer ada kalanya harus bergerak dari hari ke hari dan merefleksikannya ke dalam gambaran yang lebih besar, yaitu bagaimana menyatukan semuanya secara bersamaan. Ini membantu mengembangkan komunikasi dan membagi tanggung jawab seperti mengidentifikasi siapa yang harus melakukan sesuatu dan kapan hal itu harus dilakukan.
Perencanaan menawarkan mekanisme untuk mengintegrasikan berbagai aktivitas pada tingkatan yang berbeda. Sebagai contoh, perencanaan membantu dalam meyakinkan bahwa pemasaran terintegrasi dengan fungsi-fungsi bisnis lainnya, seperti produksi dan keuangan. Perencanaan juga membantu bauran pemasaran (marketing mix) untuk berintegrasi dan bekerja sama, bukan saling tarik ke arah yang berbeda. Sebagai contoh, setiap elemen dalam bauran pemasaran seharusnya memperkuat penempatan posisi (positioning) yang telah direncanakan. Perencanaan ke depan mendorong terintegrasinya komunikasi. Hal ini akan memperkuat image dan secara simultan dapat menghemat uang yang digunakan untuk peralatan komunikasi seperti iklan, direct mail, dan promosi. Bahkan jika direncanakan secara hati-hati, perencanaan dapat menyampaikan pesan secara konsisten dengan menggunakan beberapa image umum seperti iklan, direct mail, promosi, pengepakan, display pernik-pernik penjualan (point of sales), pameran, dan konferensi penjualan. Biaya-biaya lainnya dapat dipangkas karena biaya-biaya untuk beberapa pekerjaan kreatif dalam bidang fotografi dan ilustrasi dapat dikurangi.
Perencanaan berarti menghemat uang dan pendekatan yang direncanakan akan dapat menghindari pembayaran yang besar-besaran (rush rates), harga-harga yang lebih tinggi untuk para juru foto, para desainer, percetakan, media massa, dan lain sebagainya. Semakin awal jangka waktu pemesanan, semakin sedikit biaya yang dikenakan. Beberapa percetakan, misalnya, memberi diskon ekstra untuk pekerjaan yang dipesan beberapa bulan sebelumnya. Hal yang sama juga berlaku untuk jasa yang lainnya. Jika Anda merasa putus asa dan pekerjaan tersebut sangat penting, Anda akan mengeluarkan uang lebih banyak. Pikirkan perusahaan air minum di tempat Anda tinggal. Biaya untuk keadaan darurat lebih besar dari biaya yang telah disusun atau direncanakan. Waktu adalah uang. Semakin sedikit waktu yang Anda miliki, semakin besar biaya yang harus Anda bayar.
Perencanaan, bersama dengan kepemimpinan, pengelolaan, dan pengawasan, adalah salah satu keahlian kunci yang harus dimiliki oleh para manajer. Dalam kenyataannya, semuanya saling berhubungan. Jika Anda tidak memiliki rencana, maka Anda akan kesulitan untuk memimpin, mengelola, ataupun melakukan pengawasan.
Ringkasnya, pengawasan akan menghemat waktu dan uang Anda, mengurangi stres, kepanikan, dan menurunkan resiko penyakit jantung! Dengan kata lain, Anda dapat memiliki gambaran yang lebih besar, melihat masa depan, menghentikan fire-fighting, mengintegrasikan berbagai aktivitas, serta membantu seorang manajer untuk memimpin, mengelola, dan mengawasi secara efektif.
Bacaan lebih lanjut:
HOW TO CREATE A SUCCESSFUL MARKETING PLAN
