Pembelian organisasional dapat menjadi proses yang ketat. Terutama, jika pembelian tersebut cukup besar dan berisiko serta membutuhkan usaha dan keterlibatan yang tinggi.
Mari kita lihat pembelian untuk permintaan baru yang besar. Lihatlah bagaimana semua proses pembelian berjalan lambat dan dilakukan secara hati-hati.
Dimulai dari pengenalan masalah, organisasi mengetahui bahwa dia perlu melakukan pembelian barang atau jasa. Kebutuhan tersebut secara hati-hati dinyatakan dan pada akhirnya spesifikasi produk secara rinci ditentukan.
Pemasok potensial mungkin diundang untuk mempresentasikan kondisi mereka sebelum diundang untuk ikut menawarkan proposalnya. Dari perspektif pemasok, menjadi terdaftar dalam “pemasok terpilih” atau daftar tender sangatlah penting. Jika Anda tidak termasuk dalam daftar peserta tender atau pemasok terpilih, Anda akan dikecualikan bahkan pada saat mencoba untuk menjual. Hal ini sekarang merupakan pedoman umum bagi pembeli organisasional dari Paris Town Hall sampai Pentagon.
Setelah analisa yang hati-hati, dan mungkin negosiasi lebih jauh, pemasok kemudian dipilih dan permohonan pembelian dilakukan dengan pemasok khusus.
Terkadang, beberapa kebijakan pembelian organisasional menekankan untuk melakukan pembelian lebih dari satu pemasok. Hal itu dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila terjadi sesuatu dengan salah satu pemasoknya. Anda dapat melihat mengapa banyak organisasi saat ini yang lebih suka untuk menciptakan hubungan yang dekat dan berkelanjutan dengan pemasoknya. Dengan demikian, mereka tidak harus mengeluarkan banyak uang, waktu, dan proses yang rumit setiap kali melakukan pembelian. Dalam situasi pembelian yang sedang terjadi, seperti “pembelian kembali langsung” atau “pembelian kembali yang dimodifikasi”, pemasok besar dievaluasi secara teratur sebagai bagian dari manajemen kualitas total (total quality management).
Hal ini berarti menyetujui untuk dilakukan penilaian kerja, kerja sama, pembagian informasi, dan upaya keras untuk memperbaiki kinerja keduanya. Kemitraan strategis, aliansi strategis, penggabungan organisasi dan kemitraan dalam faktor-faktor produksi merupakan pernyataan yang mengindikasikan pentingnya hubungan kerja yang erat antara pembeli dan pemasok dalam pasar organisasional.
Akhirnya, situasi pembeli dan kebijakan pembelian mempengaruhi proses pembelian. Sebagai contoh, “pembelian kembali langsung” untuk item bernilai rendah akan membutuhkan proses pembelian yang lebih pendek dibandingkan dengan pembelian baru yang bernilai besar. Hampir sama dengan kondisi tersebut, kebijakan pembelian mungkin membutuhkan pembelian atas nilai tertentu untuk memehuhi paling sedikit tiga persyaratan dari tiga pemasok yang berbeda. Mungkin juga terdapat standar kualitas minimum dimana hanya pemasok yang memenuhi standar kualitas tertentu yang diperbolehkan menawarkan barang atau jasanya.
Dengan memahami proses pembelian akan membantu manajer pemasaran untuk menang dan menjaga pelanggan dengan cara mendorong mereka secara hati-hati melalui setiap tahapan dari proses pembelian.
